Workflow
(Flujo de trabajo) ¿Qué es?
Si bien el concepto de flujo
de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial
del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de
trabajo.
Una aplicación de flujos de
trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas
para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una
de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo
Se
pueden distinguir tres tipos de actividad:
Actividades
colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un
mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el
trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
Actividades
cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su
propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre
ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el
punto de vista global del resultado final.
Actividades
de coordinación.
Objetivos
de un sistema de workflow
- ·
Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y
organización en el sistema de información.
- · Establecer los mecanismos de control y
seguimiento de los procedimientos organizativos.
- · Independizar el método y flujo de trabajo de
las personas que lo ejecutan.
- · Facilitar la movilidad del personal.
- · Soportar procesos de reingeniería de negocio.
- · Agilizar el proceso de intercambio de
información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o
institución.
- · Adicionalmente optimizar el servicio
- · Mejorar la gestión del conocimiento
El Workflow o flujo de trabajo
es un término recurrente cuando hablamos de las etapas de los negocios, y tiene
que ver principalmente con la automatización de las tareas de una empresa, es
decir, que cada acción tenga un significado dentro de un orden y jerarquía
preestablecidos.
Una de las maneras en que
podemos lograr un adecuado flujo de trabajo podría ser de forma manual, sin
embargo, en la actualidad el workflow se sistematiza por medio de las
tecnologías de la información (TI).
La idea radica en tratar de
interconectar a todos los miembros de una empresa en función de los procesos
tecnológicos vinculados a nuestro negocio, y para poder lograrlo debe existir
una organización tal que permita que estos procesos sean muchos más accesibles
y conocidos por cada uno de los departamentos de nuestra empresa.
Además, el desarrollo de
nuevas tecnologías de la información ha avanzado de tal manera que se han
generado nuevos softwares empresariales que permiten la realización de un flujo
de trabajo automatizado.
Sin embargo, no podemos
concebir la elaboración de un workflow sin un objetivo en particular. Todo lo
contario, puesto que estos flujos de trabajo se desarrollan en función de
determinados propósitos, dentro de los cuales podemos destacar: la integración
de la totalidad de los procesos empresariales, la optimización en la
circulación de la información y, finalmente, lograr un sentimiento de
pertenencia al grupo, puesto que, gracias a un eficaz flujo de trabajo, los
trabajadores se sienten mucho más reconocidos y valorados.
Este orden permitirá organizar
y racionalizar las tareas que deben realizarse, pero, al mismo tiempo, es
necesario contar con una serie de normas y reglas para que este funcionamiento
que pretendemos sea completamente armónico y factible.
Para poder llevar a cabo un
eficaz flujo de trabajo, y simplificar su posterior ejecución, podemos
identificarlo y categorizarlo en tres diferentes tipos de workflow:
1. Workflow Ad Hoc: Este tipo de flujo de trabajo permite
cierta flexibilidad en las reglas y normas, las cuales pueden ser modificadas
en el transcurso del proceso de trabajo.
2. Workflow de producción: A diferencia del anterior, la
dirección de este flujo de trabajo se caracteriza por ser más o menos estable,
lo cual se traduce en acciones que dentro de la empresa están preestablecidas y
son conocidas por todos.
3. Workflow administrativo: Este flujo de trabajo se sitúa en
un lugar intermedio entre el workflow ad hoc y el de producción, puesto que
considera labores sin una estructura definida, repetitivas y en base a reglas
que pueden ser ejecutadas de manera bastante sencillas.
En síntesis, para que una
empresa sea innovadora y pueda funcionar de manera exitosa, es necesario que
tengamos establecido un tipo determinado de flujo de trabajo. Esto facilitará
el funcionamiento del negocio en cada uno de sus estamentos, puesto que el
workflow permitirá una mayor producción, en función de la comunicación interna
y externa de nuestro negocio, que nos permita corregir los errores antes de que
estos aparezcan y optimizar nuestro funcionamiento.
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