¿QUÉ
HACEMOS PRIMERO, LO URGENTE O LO IMPORTANTE?
Casi todos los días miles de
personas deben elegir entre hacer primero lo más importante o lo más urgente.
En este contexto surge la matriz de Eisenhower, un instrumento de productividad
que ayuda a clasificar las tareas y extenderlas razonablemente en el tiempo. La
matriz está basada en principios de urgencia e importancia. Es decir, cuando se
asigna una tarea, estos dos factores colocan la rutina en uno de los cuadrantes
de la matriz. Cuando se realiza la rutina, simplemente al mirar la matriz se
puede saber con qué tarea comenzar. Así, la gestión del tiempo puede ayudar al
liderazgo individual, la productividad o tener una gestión de tareas eficaz.
La matriz de Eisenhower, también conocida como la caja de Eisenhower o la matriz urgente/importante,
es un marco de trabajo simple para priorizar las tareas y administrar la carga
de trabajo. Su nombre deriva de Dwight D. Eisenhower. Todo lo que debes hacer
es evaluar tus tareas de acuerdo con la urgencia y la importancia.
¿Cuál
es la diferencia entre lo urgente y lo importante?
Urgente
Significa que una tarea
requiere atención inmediata. Estas son las tareas pendientes que se deben hacer
‘aquí y ahora’. Las tareas urgentes hacen que la persona tenga un modo
reactivo, marcado por una mentalidad defensiva, negativa, apresurada y
estrechamente enfocada.
Importante
Las tareas importantes son las
que contribuyen a una misión, valores u objetivos a largo plazo. A veces, las
tareas importantes también son urgentes, pero normalmente esto no es así.
Cuando una persona se centra en las actividades importantes, opera en modo
receptivo, que ayuda a mantener la calma, la racionalidad y la apertura a
nuevas oportunidades.
Esta diferencia entre lo
importante y lo urgente puede ser bastante intuitiva; sin embargo, la mayoría
de las personas caen en la trampa de creer que todas las actividades urgentes
también son importantes. Esta propensión probablemente tiene sus raíces en
nuestra historia evolutiva: nuestros antepasados se concentraron más en las
preocupaciones a corto plazo que en la estrategia a largo plazo, ya que no
atender a los estímulos inmediatos podría significar la diferencia entre la
vida y la muerte.
Las tecnologías modernas
(noticias de última hora, las redes sociales, mensajes de texto) que constantemente
hacen que cualquier persona cuente con información, únicamente solo han
aumentado esta mentalidad profundamente arraigada. Esta tecnología produce
estímulos que hacen que las personas piensen que toda la información debe
tratarse de manera urgente.
La
matriz de decisión de Eisenhower
El empresario Stephen Covey
popularizó el principio de decisión de Eisenhower en su libro Los siete hábitos
de las personas altamente efectivas. En este libro, Covey creó una matriz de
decisiones para ayudar a las personas a distinguir entre lo que es importante y
lo que no lo es, y lo que es urgente y no urgente.
La matriz consiste en un
cuadrado dividido en cuatro casillas, o cuadrantes, rotulados de la siguiente
manera:
1. Urgente / Importante.
2. No urgente / Importante.
3. Urgente / No importante.
4. No urgente / No importante.
Cuadro
1:
tareas urgentes e importantes
Las tareas del cuadro 1 son
urgentes e importantes. Son tareas que requieren de una atención inmediata y en
las que se trabaja para cumplir objetivos y misiones a largo plazo en la vida.
Las tareas del cuadrante uno,
generalmente, consisten en crisis, problemas o fechas límite. Aquí hay algunos
ejemplos específicos de tareas urgentes e importantes:
• Diversos correos electrónicos (ofertas de trabajo, correo
electrónico para una nueva oportunidad comercial que requiera una acción
inmediata, etc.).
• Fecha límite de pago o presentación de impuestos.
• Familiar en una sala de emergencias.
• El motor del coche se apaga.
• Obligaciones para realizar en el hogar.
• Imprevisto de salud que acaba en un ingreso hospitalario.
• Recibir una llamada inesperada en la que se cita a la
persona a una reunión.
Con un poco de planificación y
organización; es decir, una gestión de tareas, muchas de las cuestiones del
primer trimestre pueden hacerse más eficientes o incluso eliminarse por
completo. Por ejemplo, en lugar de esperar hasta el último minuto para realizar
un trabajo con una fecha límite (convirtiéndolo así en una tarea urgente), se
puede programar el tiempo para terminarlo con una semana de antelación. O, en
lugar de esperar a que se rompa algo en casa y se necesite una reparación
urgente, se puede seguir un programa de mantenimiento regular.
Aunque nunca se eliminen por
completo las tareas urgentes e importantes, se pueden reducir
significativamente con un poco de proactividad.
Cuadro
2:
tareas no urgentes pero importantes. La gestión del tiempo
Las tareas del cuadro 2 son
actividades que no tienen un límite de tiempo urgente, pero que, sin embargo,
pueden ayudar a alcanzar metas personales, escolares y laborales importantes,
además de ayudar a cumplir una misión general como persona. Las tareas del
segundo cuadrante generalmente se centran en fortalecer las relaciones,
planificar para el futuro y mejorarse a sí mismo.
Aquí hay algunos ejemplos
específicos de tareas no urgentes pero importantes:
• Planificación semanal.
• Planificación a largo plazo.
• Ejercitarse.
• Tiempo dedicado a la familia.
• Leer libros que enriquecen la vida.
• Escribir un diario.
• Ir a una clase para mejorar una habilidad.
• Pasar tiempo con un pasatiempo.
• Estudiar.
• Meditar.
• Mantener el automóvil y el hogar.
• Creación de un presupuesto o un plan de ahorro.
De acuerdo con Covey, se trata
de dedicar la mayor parte del tiempo a las actividades del cuadro 2, ya que
ellas son las que nos brindan felicidad, realización y éxito.
Desafortunadamente, hay un par de desafíos clave que impiden invertir
suficiente tiempo y energía en las tareas de este cuadro:
No
saber lo que es realmente importante
Si no se sabe qué idea ni qué
valores y objetivos importan más, la persona no sabe a qué cuestiones debe
dedicar el tiempo para alcanzar esos objetivos. En su lugar, se cuenta con cualquier
estímulo y tarea pendiente que sea más urgente.
Presencia
actual
En este caso, muchas personas
se inclinan a centrarse en lo que sea más apremiante en un momento determinado.
Es difícil contar con motivación para hacer algo cuando no hay existe una fecha
límite amenazante. Salir de esta posición alternativa requiere fuerza de
voluntad y autodisciplina, cualidades que no se adquieren sin esfuerzo y deben
cultivarse y expresarse activamente.
Cuadro
3:
tareas urgentes y no importantes
Las tareas del cuadro 3 son
actividades que requieren de la atención urgente, pero no ayudan a lograr los
objetivos ni a cumplir una misión (no son importantes). La mayoría de las
tareas de este recuadro son interrupciones de otras personas y, a menudo,
implican una ayuda para alcanzar los objetivos y cumplir diferentes
prioridades.
Ejemplos específicos de
actividades del cuadrante tres:
• Llamadas telefónicas o mensajes de texto.
• La mayoría de los correos electrónicos (algunos correos
electrónicos pueden ser urgentes e importantes).
• Compañero de trabajo que pasa por el escritorio durante la
hora de trabajo principal para pedir un favor.
• Solicitud de un exempleado para escribir una carta de
recomendación en su nombre (probablemente sea importante para él, pero no para
la persona que le va a ayudar).
• Familiar que llega sin previo aviso y quiere ayuda con una
tarea.
Según Covey, muchas personas
pasan la mayor parte de su tiempo en tareas del cuadro 3, mientras creen que
están trabajando en Q1. Debido a que las tareas Q3 ayudan a otros, las personas
que ayudan se sienten importantes. Además, también suelen ser tareas tangibles,
cuya finalización le da sensación de satisfacción.
Cuadro
4:
tareas no urgentes y no importantes
Las actividades del cuadro 4
no son urgentes y no son importantes. Las actividades del cuarto cuadro no son
urgentes ni ayudan a alcanzar objetivos a largo plazo, tampoco a cumplir una
misión como personas. Son principalmente distracciones.
Los ejemplos específicos de
tareas no urgentes y no importantes incluyen:
• Ver la televisión.
• Navegar por Internet sin un objetivo específico.
• Jugar a videojuegos.
• Interactuar en redes sociales.
• Salir de compras.
Probablemente, la cantidad de
tiempo que cada persona invierte en el cuadro 4 sea la más elevada. En algunos
casos, este cuadrante puede hacer sospechar a la persona que no está
aprovechando su tiempo libre como debería. Tras una jornada de trabajo, este
cuadrante se convierte en el más necesario de todos, pues cada persona puede
llegar a necesitar un momento de desconexión, relajación o bienestar.
En lugar de intentar
deshacerse por completo de las tareas no urgentes y no importantes, cada
persona quizá debe dedicarle una cantidad de tiempo muy limitada a este cuadro.
Por ejemplo, el 5 % del tiempo.
Aunque no esté explicitado, la matriz de Eisenhower a través de los cuatro cuadros o cuadrantes está incluida en el Getting Things Done (GTD). Este método del consultor David Allen, incluye un flujo de trabajo que se basa en cinco pasos, entre los que el individuo trata de organizarse mejor para realizar sus tareas. Para ello, tiene en cuenta el tiempo del que dispone para: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.
Esta matriz es clave para
incrementar la productividad y contar con una gestión del tiempo que permita
lograr un liderazgo individual y llegar al éxito en el día a día. El método GTD
ayuda a las personas a tomar decisiones en la gestión de tareas.
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