LAS CLAVES DE LA
GESTIÓN DEL TIEMPO
La gestión del tiempo es
algo que preocupa, quien más, quien menos, a todo el mundo. Al más organizado y
al que le cuesta organizarse.
Parece que siempre se escapa, por bien que se
estructure todo. Conseguir gestionarlo de manera óptima
tiene muchos beneficios. No solamente se desempeñará mejor el trabajo, sino que
se disfrutará de una vida más ordenada, relajada y tranquila. Además, se consigue
un mejor concepto de uno mismo, por haber sido capaz de cumplir los
propios objetivos.
No es algo que precise de
fórmulas complicadas: los pasos son sencillos, pero se requiere compromiso para
hacer frente a los ladrones
de tiempo.
En busca de la productividad
Todo el mundo quiere ser productivo: conseguir hacer más en el
menor tiempo posible. De este modo, se dispone de más margen para lo que
se quiera: trabajar más o disfrutar del ocio.
No obstante, esto no quiere decir que, siempre, llevar a cabo
cuantos más asuntos en menos tiempo sea lo mejor.
¿Trabajar más?
A veces se tiene la creencia de que desempeñar más actividades,
hacerlas más deprisa o dedicarles más espacio en la agenda es gestionar
correctamente el tiempo. Nada más lejos de la realidad.
Cuando se desarrollan
actividades más deprisa por sistema, para disponer de más margen temporal para
otras cuestiones, es
habitual cometer fallos. No hay que fustigarse por ello,
es normal que así suceda. Sin embargo, la única solución es hacer estas
actividades a su debido ritmo. Es fácil detectar cuál es este ritmo, porque no
se cometen tantos fallos y no se sufre de estrés.
Cuando se trata de hacer más actividades, una opción es hacerlas
en el mismo periodo que antes se hacían menos, que es el caso anterior. La otra
posibilidad es dedicar más horas. Como resultado, se acaba agotado. Hoy se han
atendido más asuntos, pero mañana se arrastrará cansancio.
Ladrones de tiempo
Existen multitud de actitudes y situaciones que roban
tiempo, o energía y disposición para gestionar
adecuadamente. Muchas de ellos están en la siguiente relación:
Tratar de controlarlo todo
Intentar controlar todo es
un mal muy extendido. Puede ser que se intente atender varios asuntos por no
delegar en subordinados o compañeros, con lo que es imposible que todas las tareas queden bien
hechas y la persona terminará sufriendo estrés
laboral. Por otra parte, puede ser que se delegue, pero intentando controlar
todo el proceso, en lugar de los resultados finales, por lo que la situación es
muy similar.
No establecer prioridades
Este ladrón temporal
proviene de una serie de actitudes personales. A veces resulta difícil
identificarlas, pero es necesario sentarse a hacerlo. Realizar primero tareas
que no son importantes o urgentes puede conllevar que al final de la jornada
queden, como es lógico, asuntos importantes o urgentes por acabar.
Además, es fácil que
aparezca la sensación de haber perdido el tiempo.
Seleccionar demasiadas tareas
Reuniones
Son uno de los principales
ladrones temporales, sobre todo cuando
no se planifican bien. Es necesario hacer solamente las
reuniones necesarias, aunar temas en una misma reunión cuando sea posible,
tener un orden del día perfectamente planificado y asegurarse de que podrán
asistir todas las personas imprescindibles, para no tener que repetirla.
No saber decir “no”
Este ladrón del reloj es
muy común. Por querer
agradar o no hacer enfadar a algún compañero, jefe o,
incluso, amigo o familiar, se suele ceder y decir que sí a tareas que
desestructuran un horario bien conformado. Hay que saber parar las demandas de
los demás, con educación y amabilidad, pero estableciendo límites firmes.
Ser muy perfeccionista
Este ladrón temporal es la manera perfecta de reducir la productividad en pos de la excelencia. Muchas personas no finalizan una tarea cuando deberían por intentar que quede lo más perfecta posible. El resultado es que se han desatendido otros aspectos y, probablemente, la tarea siga sin estar tan perfecta como se esperaba.
La desconcentración
No ser capaz de concentrarse puede convertirse en un agujero
negro para los minutos y las horas. Está claro que, como en todo, hay personas
a las que les resulta más fácil y otras a las que les resulta más difícil. Sin
embargo, todo puede aprenderse o mejorarse.
Cultivar la concentración y evitar las
distracciones (avisos en el móvil, ruidos e interrupciones varias) es fundamental para aprovechar bien el
margen temporal de que se dispone y para ser productivo.
Hacer más de una actividad cada vez
Una trampa en la que suele
caer todo el mundo es la de hacer varias actividades a la vez, queriendo
aumentar la productividad. Todo el que lo ha experimentado sabe que se rinde mucho menos y se incrementan
los errores, por lo que el cómputo temporal final de hacer
dos actividades a la vez es superior al de hacer primero una y posteriormente
la otra.
Atender el correo electrónico y el teléfono durante toda la
jornada
Puede que en algunos
empleos esto sea imprescindible, pero no es lo habitual. No sucede nada si no
se consulta el correo electrónico o no se contesta el teléfono continuamente,
salvo que se gana un tiempo precioso, al evitar las interrupciones. Es muy
útil, para evitar este ladrón, plantearse
un horario en el que atender estos correos y llamadas y ceñirse a él.
No hacer horarios realistas
Al hilo del anterior
ladrón temporal, es muy negativo hacer mal los horarios. Generalmente, se añaden
más actividades de las que se pueden cumplir, de modo que siempre queda algo
sin hacer, cuyo hueco en la agenda habrá quedado desplazado. Por otra parte, es muy frustrante la sensación de no
cumplir el horario y no tiene sentido que esto suceda por un
mal diseño del mismo.
La impuntualidad
También este ladrón va
relacionado con el anterior. Si hay un horario para cumplirlo y se comienza
tarde, no queda solucionado con acabar más tarde. Se genera una bola de nieve
de desorganización que cada día irá a peor. La puntualidad es una virtud que se debe
cultivar, pues aporta muchos beneficios a la gestión
horaria.
Atender visitas no concertadas
Al igual que con el correo
y el teléfono, puede suceder que haya empleos en los que esto sea obligatorio
por su naturaleza. Sin embargo, en la mayoría de los casos lo recomendable
es solicitar que la visita vuelva con una hora concertada. Si se hace una
excepción con una visita inesperada, otra con una llamada, otra con un email y,
además, se habían planificado más actividades de las que permite el margen del
que se dispone, el
día está abocado al desastre.
No tomar decisiones
¿Cómo podría ser un ladrón temporal el hecho de no tomar
decisiones? Más bien, está relacionado con la lentitud en dicha toma de
decisiones. Se suele pensar que hay que controlar todos los aspectos, estar muy
bien informado y no tener cabos sueltos antes de tomar una decisión.
Sin embargo, la realidad
es que nunca se va a
saber todo y, mientras tanto, el reloj va corriendo. La
diferencia entre estar informado aceptablemente y estarlo al completo,
generalmente solo es que se ha invertido más tiempo en la segunda situación. La
decisión tomada estando aceptablemente informado suele ser buena y, de este
modo, se habrá optimizado el uso de las horas y los días.
No trabajar en un entorno ordenado
Un entorno desordenado no
solo es menos agradable para trabajar: también se convierte en un ladrón de
tiempo cuando se
necesita encontrar algo. Da igual que sea un archivo de papel,
uno del ordenador, algo del escritorio, un contacto del móvil que no ha sido
bien guardado (nombre equivocado, apellido en vez de nombre, que en ese momento
no se recuerda); la cuestión es que el desorden es un gran sumidero por el que
se van los minutos y las horas.
Otros ladrones de tiempo
Además de las genéricas ya citadas, estas pérdidas son las
propias de cada uno. Es labor de cada uno hacer autoexamen y ver por dónde se
están yendo las horas. Identificar qué acciones, rutinarias o excepcionales,
reducen el escaso y preciado margen del que se dispone es fundamental. Tras
ello, ponerles remedio es el siguiente paso. Es importante no engañarse,
establecer medidas y llevarlas a la práctica. Se verán pronto las mejoras y
habrá merecido totalmente la pena.
Conclusión
La correcta gestión del
tiempo implica cultivar ciertas habilidades personales y aprender a dominar
algunas otras muy útiles. Quizá no sea lo más sencillo del mundo, pero tampoco
es tan complejo si se hace una
revisión objetiva de los ladrones de tiempo que están
perjudicando la jornada. Una vez detectados, es más fácil ponerse manos a la
obra y aumentar la productividad personal exponencialmente, con mucho menos
esfuerzo. Sin duda, merece la pena dedicarle la atención que necesita.
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